Documentation, documentation et documentation.
C’est plate à dire, mais les paroles s’envolent et les écrits restent. C’est quelque chose qui est plus que vrai en entreprise avec des talents. On peut avoir les meilleurs procesus qui soient, mais s’ils sont seulement communiqués à l’oral, ça peut prendre seulement deux “générations” de spécialistes pour être complètement oubliés. C’est comme n’importe quelle histoire qui est racontée de génération en génération, les détails se perdent. C’est comme le jeu du téléphone. Bref, vous comprenez.
S’il n’y a pas de documentation, il n’y a pas d’héritage. La documentation permet de faire vivre les apprentissages et les processus à travers les embauches.
La documentation est symbole de contrôle de la qualité. Car c’est aussi pour montrer que si nous avons pris le temps de prendre en notes, ça veut dire que c’est important pour l’entreprise.
Que ce soit la petite case à décocher ou les mots-clés négatifs à ne pas oublier, c’est facile d’oublier des tâches qui ne sont pas faites de façon quotidienne. Car si on ne fait pas souvent les tâches, ça veut dire qu’on doit se réferrer à un processus pour les accomplir.
Lors des embauches
Quand on forme un nouvel employé, on doit rapidement impliquer qu’il faut regarder le processus pour se diriger. Si on forme de la mauvaise façon pour se réperer ou répondre aux questions, on ne crée pas le réflexe de se fier à un processus. Si on ne crée pas ce réflexe, on pourra se retrouver avec des opérations sans processus après plusieurs embauches.
La documentation peut sembler être là pour ralentir l’apprentissage d’un travail, mais lorsqu’elle est bien faite et comprise, on peut s’en sortir sans s’enfermer dans une prison. Il faut comprendre que ce n’est pas à propos de toujours vérifier ce que la documentation dit, c’est de savoir que la documentation existe pour se diriger. Savoir que la document peut être là pour servir de guide dans les premières fois.
Cela peut aussi avoir pour but d’indiquer qu’il y a une source de vérité pour les questionnements. Vous avez un débat sur un processus ou une marche à suivre, il suffit de regarder la document.
Toute bonne chose a une fin
Peu importe la confiance que vous avez en votre équipe, il y a des chances que l’équipe change, car ça fait partie du processus normal de beaucoup de gens de changer de job. On ne peut pas toujours se fier que la tradition orale se poursuive. On peut même intégrer complêter la documentation comme tâche avant de quitter.
En mettant la documentation au coeur des processus et des réflexions, on peut s’assurer que les écrits restent.
